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Je vous laisse découvrir mon blog où vous trouverez les témoignages, anecdotes et coups de gueule d'une presque trentenaire en situation de handicap qui essaie d'attraper les instants de vie au vol ! Écrire me fait du bien et échanger encore plus ! Alors n'hésitez surtout pas à réagir... Mon message est clair: dédramatisons la maladie ou le handicap. Faisons en une force !

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21 novembre 2016 1 21 /11 /novembre /2016 16:08
Téléthon : Comment organiser un événement ?
Téléthon : Comment organiser un événement ?

Depuis trente ans maintenant, l’Association Française contre les Myopathies (AFM) fait appel à la solidarité de tous, à travers un événement unique, le Téléthon. Parce que sans cet élan collectif d'envergure, les maladies génétiques et les maladies rares ne pouvaient pas sortir de l’impasse. Le Téléthon a permis de changer la vie de beaucoup de malades et de leurs familles. 

C'est sur le plan médical que les progrès sont les plus spectaculaires : l'espérance de vie a progressé pour les malades neuromusculaires et les soins, plus adaptés, ont permis d'améliorer considérablement la vie des malades, même si beaucoup reste encore à faire...

Grâce aux fonds recueillis par le Téléthon, des outils, des laboratoires et des réseaux ont ainsi pu être mis en place. Et les avancées sont porteuses d'espoir car il est désormais possible d'envisager de guérir certaines maladies, de trouver des traitements médicamenteux. Malheureusement, cela coute très cher, c'est en cela que les dons récoltés sont déterminants !

Un seul objectif : Guérir la maladie

 

Téléthon : Comment organiser un événement ?
Téléthon : Comment organiser un événement ?

Déterminer les animations que vous souhaitez mettre en place.

La première question que vous devez vous poser est : "Qu'ai-je envie de faire à cette occasion ?". L'idée, c'est de prévoir des animations simples et efficaces qui permettront de toucher le public le plus large possible. Il est important de penser à anticiper car une manifestation réussie se prépare longtemps à l’avance, il est donc nécessaire de ne pas s'y prendre à la dernière minute !

Vous pourrez alors réfléchir aux animations que vous souhaitez mettre en place, voici quelques idées en vrac mais vous en trouverez bien d'autres : organiser une loterie où chacun des participants repartira avec un lot (petit ou grand), vendre des gâteaux, des crêpes, etc..., organiser des défis sportifs, sensibiliser au handicap en organisant des petits jeux ou parcours, en mettant en place des débats autour du sujet, et bien d'autres choses encore !

 

Choisir une date et un lieu pour l'événement.

Il est important de définir la durée de l'événement que vous souhaitez organiser et l'endroit où il aura lieu. Est-ce dans un lieu privé, sur votre lieu de travail ou sur la voie publique (dans ce dernier cas, vous aurez à demander des autorisations de la Préfecture ou de la mairie) ? Si vous organisez cela dans une salle que vous réservez pour l'occasion, essayez de faire en sorte que la location soit offerte ou en tout cas que le montant soit le plus bas possible.

Il faut également définir une durée à votre manifestation du Téléthon. Cela dure t-il toute la journée, toute une semaine, quelques heures ? Cela permettra de cadrer la durée pendant laquelle les personnes pourront se mobiliser pour les animations prévues et surtout durant quelle période elles pourront faire un don au profit du Téléthon.

 

Se rapprocher de la coordination Téléthon la plus proche de chez vous.

Elle vous expliquera en détails l'ensemble des démarches à effectuer pour organiser vos animations et mettra à votre disposition tous les documents à remplir ainsi qu'un « kit Téléthon » avec des urnes, des ballons, banderoles, affiches, badges qui vous permettront de communiquer sur l’événement le jour J. Vous pouvez trouver l'adresse de votre coordination en cliquant ici.  

 

Constituer une équipe de bénévoles pour vous aider à tout organiser.

Tout cela ne peut évidemment pas se faire seul et il est préférable de vous entourer de personnes qui souhaiteront se mobiliser avec vous pour la bonne cause. Constituer une équipe de bénévoles vous permettra de pouvoir répartir les tâches pour l'organisation, pour tout mettre en place le jour J, pour animer les stands de vente ou activités. Et puis aussi pour tout ranger à la fin... Plus on est de fous, plus on rit, n'est-ce pas ?


Les membres de la coordination Téléthon dont vous dépendez sont aussi là pour faire partie de l'équipe en vous donnant des conseils (ils peuvent vous faire part de leur expérience concrète) et en répondant à toutes les questions que vous vous posez.
 

Remplir des documents pour formaliser votre engagement (ils vous seront remis par votre coordination). Avant d’organiser une animation au profit du Téléthon (qui est une manifestation officielle), vous devrez effectuer plusieurs démarches administratives en ce qui concerne :

  • Le contrat d'engagement :

Tous les organisateurs d’un événement doivent impérativement remplir ce contrat d’engagement. Il permet de décrire précisément la manifestation, de connaître le nom de l’organisateur, de vérifier que l’opération est bien assurée et dispose des autorisations nécessaires, etc... Vous devrez designer une personne comme organisateur et une autre comme trésorier (Un trésorier doit être obligatoirement nommé pour sécuriser la collecte de fonds de votre manifestation). Une fois le document rempli, vous l'envoyez à la coordination départementale qui vous délivrera l’accréditation vous permettant d’agir au nom de l’AFM-Téléthon. Vous pouvez trouver la notice du contrat d'engagement pour vous aider à le remplir en cliquant ici.

  • L'assurance de votre manifestation :

Un formulaire est joint au contrat d'engagement qui vous sera remis par votre coordination. Celle-ci ne pourra pas vous accréditer si vous ne présentez pas une attestation d’assurance «Responsabilité Civile Organisateur». Vous pourrez souscrire à un contrat d'assurance auprès de la MAIF, par l’intermédiaire de votre coordination, au prix de 30 ou 50 euros selon l'importance de la manifestation.

 

Budgétiser votre événement.

Il est très important de budgétiser votre évènement afin d’éviter d’avoir de trop grosses dépenses à votre charge. Tentez de trouver des sponsors ou tentez d’obtenir la gratuité pour des locations de salle par exemple, cela mettra toutes les chances de votre côté pour maximiser le montant de votre collecte. Ainsi votre collecte au profit de la recherche et de l’aide aux malades sera optimisée.

Les dépenses relatives à votre manifestation doivent être les plus réduites possibles et surtout ne doivent pas dépasser 10 % du montant de la collecte totale attendue. Les dépenses d’organisation de votre manifestation doivent être totalement financées, soit :

  • par le sponsoring
  • par le sponsoring et les recettes de votre manifestation (dans la mesure où vous ne prélevez pas plus de 10% de la collecte)
  • par les recettes de votre manifestation uniquement (dans la mesure où vous ne prélevez pas plus de 10% de la collecte).

 

Trouver des partenaires.

Dans le cadre de l'organisation de votre manifestation et afin de réduire les dépenses, il peut être important de trouver des partenaires qui vous accompagneront dans cette aventure. Ils pourront par exemple mettre à votre disposition du matériel pour installer vos stands, pour réaliser vos défis sportifs, ils pourront également fournir des denrées, des lots ou des cartes cadeaux à faire remporter dans le cadre d'une loterie.

L'idée, c'est qu'en échange de ces services, vous mettrez en avant la marque des partenaires le jour J. Chacun y trouvera son compte et l'essentiel est que chacun soit ravi de se mobiliser.

 

Bien communiquer sur l'événement.

Pour que votre manifestation soit un succès, il est important de bien communiquer sur le sujet ! Commencer à en parler plusieurs semaines avant la date en demandant aux personnes de bloquer la date dans leur agenda est un moyen de mobiliser le plus de monde possible. 

Il ne faut pas hésiter à faire des affiches que vous disposerez dans des lieux stratégiques. Vous pouvez également envoyer des invitations par mail ou par courrier. Le principe est que les gens ne soient pas pris de court et puissent s'organiser pour être présents le jour de la manifestation.

Dans les jours qui précèdent le jour J, il faut faire une piqure de rappel en demandant aux personnes de ne pas oublier de venir, d'en parler autour d'eux et de faire en sorte que ce moment soit vraiment convivial autour d'une cause vraiment importante. 

 

Vous pouvez retrouver des informations plus détaillées sur comment organiser tout cela en vous rendant sur le site de l'AFM Téléthon en cliquant ici

Téléthon : Comment organiser un événement ?
Téléthon : Comment organiser un événement ?

Prévoir une ou plusieurs urnes sur le lieu de votre manifestation.

La coordination Téléthon vous remettra le nombre d'urnes dont vous aurez besoin pour récolter les dons. Il est important de les disposer à des endroits stratégiques afin que les gens passent devant et soient interpellés pour participer. Il est également très important de ne jamais laisser ces urnes sans surveillance pour éviter les vols. Les dons peuvent être faits en espèces ou par chèque.

 

Vendre des objets du Téléthon.

Chaque année, vous pouvez vendre des objets Téléthon en les commandant sur la boutique en cliquant ici. Vous avez un grand choix d'objets pour enfants ou pour adultes. Vous passez la commande et les recevez ensuite à l'adresse demandée. L'idée est de les vendre au profit du Téléthon avec le prix de vente conseillé sur la boutique.

Généralement, ce genre de choses fonctionne plutôt bien car cela permet de faire plaisir à d'autres ensuite. Vous pourrez par exemple offrir à vos enfants des crayons, des porte-clefs animaux mignons et plein d'autres choses. Et puis, comme le Téléthon est proche de la période de Noel, c'est l'occasion d'acheter des objets pour habiller le pied du sapin et gâter vos proches tout en participant à la collecte d'argent au profit de la recherche.

 

Organiser une loterie.

Dans l'optique de faire plaisir à tout le monde et d'en profiter pour récolter des recettes, vous pouvez organiser une loterie. L'objectif est de vendre des tickets numérotés pour un montant défini à l'avance à chaque participant. Chacun des tickets achetés alimente la cagnotte de recettes. 

Les lots à remporter peuvent être des objets mis à disposition par des proches, des collègues ou des partenaires. À la fin de l'événement, un tirage au sort sera fait afin de répartir les lots sur les différents gagnants. Chacun repartira avec le sourire !

 

Organiser un défi sportif.

Pour rendre votre événement plus ludique, il peut être intéressant de mobiliser les gens pour des défis sportifs. Par exemple, vous pouvez proposer des parties de pétanque, de parcourir le plus de km possibles en vélos ou sur un tapis de course, de faire des lancers au panier de basket, etc... L'idée est surtout de s'amuser tous ensemble autour d'une bonne cause !

 

Vendre des gourmandises.

C'est sans doute la chose la plus facile et la plus abordable à faire. Chacun peut participer à sa façon en faisant un gâteau, des crêpes, des gaufres qui seront ensuite vendus au profit du Téléthon. Généralement, ce genre de choses fonctionne très bien également. Il ne faut pas hésiter à mobiliser les amis, la famille, les voisins ou les collègues pour qu'ils prennent un peu de leur temps pour cuisiner.

Vous pourrez ensuite vendre ces parts de gâteaux, ces crêpes garnies ou autres, ce qui viendra alimenter la cagnotte finale de recettes.

Téléthon : Comment organiser un événement ?
Téléthon : Comment organiser un événement ?

Une fois l'événement au profit du Téléthon terminé, il est important de communiquer le résultat final à la coordination départementale afin de faire avancer le compteur national. Pour les fonds de la manifestation, il est important de faire la distinction entre les dons et les recettes, que ce soit par chèque ou en espèces.

 

Dans les trois jours qui suivent, il faut clôturer les comptes de la manifestation. Il faut également régler les factures éventuelles avec les recettes en espèces. En aucun cas, le règlement des factures ne pourra être effectué sur les dons.

 

Il faut déposer les espèces collectées à La Poste sur le compte de l'AFM. Deux dépôts distincts doivent être effectués pour les espèces dons et le solde des espèces recettes (montants des factures éventuelles déduits). Pour chacun des dépôts, La Poste doit fournir un justificatif de dépôt qu'il faudra conserver précieusement pour les transmettre ensuite à la coordination dont vous dépendez.

 

Il faut remettre avant le 24 décembre les fonds à la coordination. À cette occasion, vous compléterez le tableau de collecte présent sur le contrat d'engagement et vous remettrez les justificatifs de dépôts ainsi que les chèques collectés.

 

Vous pouvez retrouver toutes les informations sur le sujet en cliquant ici.

Téléthon : Comment organiser un événement ?
Téléthon : Comment organiser un événement ?

Il y a de multiples façons de faire un don, le tout est de trouver la formule qui vous conviendra le mieux.

♥ Faire un don par téléphone en appelant le 36 37.

♥ Vous rendre sur le site de l'AFM Téléthon et faire un don en ligne. Vous pouvez vous connecter en cliquant ici.

♥ Du 14 novembre au 3 décembre 2016, vous pouvez vous rendre sur le site de l'association Jaccede.com qui est partenaire solidaire et qui propose que chaque lieu accessible recensé en ligne génère automatiquement un don de 1 euro au profit du Téléthon. Plus le nombre de contributions sera grand, plus gros sera le chèque !

♥ Vous pouvez également devenir e-bénévoles en vous mobilisant pour communiquer ou collecter au profit du Téléthon en cliquant ici.

♥ Il y a peut-être des animations organisées dans la ville où vous habitez. N'hésitez pas à vous renseigner afin d'y participer et de faire un don sur place.


 

♥ ♥ ♥

J'espère que cet article vous aura aidé à y voir plus clair sur la façon de procéder pour organiser une manifestation à l'occasion du Téléthon. Et puis surtout, j'espère qu'il vous aura donné envie de le faire.

N'oubliez pas de faire un don et d'en parler autour de vous, à vos familles, vos amis ou collègues. Il n'y a pas de petit don, l'essentiel est de participer !

 

Rendez-vous sur Hellocoton !

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commentaires

Marjorie 21/11/2016 16:46

Bonjour !!
Merci infiniment pour cet article. Ça ne sera pas cette année pour moi, mais j'aimerais organiser des actions au profit du téléthon l'année prochaine dans ma commune.
Si tu me le permets, je garde cet article pour avoir toutes les infos dont j'aurai besoin l'année prochaine. Je dois bientôt aller à la mairie, je vais en profiter pour parler de ce projet avec le service social! J'invite tous les ans mes proches à faire des dons et à acheter des produits dérivés pour faire grimper la cagnotte de l'AFM.

mVmHmE 21/11/2016 16:54

Avec plaisir Marjorie ! Bien sur que tu peux te servir de mon article pour mener à bien ton envie pour l'année prochaine ! N'hésite pas à revenir par ici pour partager ton expérience ensuite :)